1:1 ВСТРЕЧИ
скоро
ЦЕЛИ OKR
скоро

Онбординг на удаленке: советы по успешной интеграции новых сотрудников

Онбординг — один из важнейших процессов для любого нового сотрудника, а в условиях удаленной работы его значение становится еще более критичным. Делимся советами, как организовать этот процесс максимально эффективно.
Успешный онбординг новых сотрудников играет важную роль в их адаптации и дальнейшей продуктивности. Он важен еще и для удержания новичков в компании. Согласно данным Human Capital Institute, 20% новых сотрудников уходят с рабочего места в течение первых 45 дней из-за неудачного онбординга. В постковидной реальности виртуальный онбординг уже стал неотъемлемой частью цикла работы с сотрудниками. Но можно ли онлайн оказать такой же высокий уровень теплого приема, как и в офисе?

Пребординг

Успешный онбординг начинается задолго до первого рабочего дня, особенно если речь идет об удаленной работе. Хорошо продуманный процесс пребординга поможет лучше подготовиться к приходу нового сотрудника.

Проведите небольшой опрос-знакомство для сбора информации о предпочтениях нового сотрудника, его хобби, рабочем месте и других важных деталях. Эти данные позволят персонализировать адаптацию и убедиться, что все необходимое готово заранее. Отличным вариантом будет проведение онлайн-встречи с командой до первого рабочего дня. Таким образом, к началу работы новичок будет знаком с несколькими будущими коллегами и получит общее представление о вашей компании.
Встречу с командой можно провести еще до предложения офера, в качестве одного из этапов собеседования
В условиях удаленной работы важно также вовремя обеспечить техническую готовность нового сотрудника. Заранее узнайте у новичка о наличии требуемого технического оснащения (ноутбук, гарнитура, рабочие программы и т.д.) и в случае необходимости согласуйте доставку оборудования.

Первый день и первая неделя

Первый рабочий день сотрудника всегда полон новых впечатлений, поэтому важно, чтобы он прошел для него максимально приятно и понятно. Вместе с руководителем новичка заранее составьте расписание встреч и задач, которые ему необходимо выполнить в первую неделю. Проведите звонок, на котором будете присутствовать вы, новый сотрудник и его руководитель, чтобы подробно обсудить все пункты недельного плана. Обязательно напомните сотруднику о том, что на период онбординга и испытательного срока HR-специалист является главным проводником сотрудника в компанию, поэтому он может задавать вам любые вопросы.

Постарайтесь минимизировать дискомфорт сотрудника, оказавшегося в новом информационном поле, и подготовьте всю информацию, необходимую для его эффективной работы и коммуникации:
  • доступы к необходимым платформам и ресурсам (почта, CRM, корпоративный портал);
  • настройки рабочего пространства (например, инструкции по подключению к VPN или настройке почты);
  • контакты технической поддержки;
  • организационная структура компании;
  • контакты ключевых коллег и руководителей;
  • описание корпоративных процессов (например, правила согласования отпусков или командировок);
  • информация о миссии, ценностях и культуре компании;
  • политики по работе с данными, конфиденциальности и безопасности;
  • план задач и целей на испытательный срок;
  • график встреч и обучающих мероприятий;
  • чек-листы для выполнения первых задач;
  • ссылки на полезные статьи, книги или внутренние базы знаний;
  • контакты наставника или ментора.
В первую неделю не следует нагружать сотрудника большим количеством профессиональных задач — дайте ему время созвониться с новыми коллегами, изучить документацию, пройти необходимое обучение и разобраться со всеми внутренними процессами. При этом важно всегда оставаться на связи, чтобы сотрудник мог задать вопросы. Если вы ранее не проводили ознакомительный звонок с командой, проведите его в первый рабочий. Это может быть неформальный звонок в Zoom, где каждый представится и поделится интересным фактом о себе.

Не забудьте организовать подготовку всех рабочих договоров, дополнительных соглашений и других необходимых документов для подписания. Предоставьте инструкции по электронной подписи или отправьте бумажные экземпляры по почте, если это требуется. HR-специалисту не обязательно заниматься этими делами самостоятельно, достаточно скоординировать работу нужных отделов, но в таком случае будет не лишним предупредить сотрудника о том, кто и когда с ним должен связаться по данным вопросам.

Обучение и обратная связь

Очное обучение и командные офлайн тренинги могут ускорить освоение информации, но и удаленное обучение имеет свои преимущества. Такой формат позволяет сотрудникам учиться в удобном для них темпе, а при необходимости возвращаться к материалам, чтобы лучше усвоить информацию. Кроме того, это помогает экономить время и ресурсы компании. Вебинары, интерактивные занятия, записи видеоуроков — все это поможет новичку быстрее освоить ключевые процессы и инструменты компании.
Отдельное преимущество онлайн-обучения для сотрудника — возможность изучать материалы удобным способом и в удобное для него самого время
Для закрепления знаний важно внедрить регулярную обратную связь: еженедельные встречи помогут отследить прогресс, устранить возможные пробелы и ответить на возникающие вопросы. Такой системный подход сделает обучение эффективным даже в условиях удаленной работы.

Обмен фидбеком также важен для понимания того, насколько успешно и комфортно проходит процесс адаптации сотрудника. Помимо регулярных встреч, будет полезно провести соответствующие опросы:

  • Опрашивайте сотрудника о процессе адаптации на разных этапах: через неделю, месяц и по завершении испытательного срока. Это поможет не только узнать, как новый сотрудник себя чувствует, но и получить ценные инсайты для улучшения процесса адаптации.
  • Проводите опросы для оценки нового сотрудника. Соберите обратную связь от его коллег и руководителя, чтобы узнать, насколько комфортно с ним работать и насколько он эффективно справляется с задачами. Это можно сделать в середине и в конце испытательного срока.
Скачайте бесплатный чек-лист по организации онбординга — внутри советы по ведению каждого этапа онбординга и шаблоны опросов для первой недели, месяца и конца испытательного срока.

Онбординг как непрерывный процесс

Идеальный онбординг — это процесс, который продолжается далеко за пределами первого дня или недели. В течение первых трех месяцев важно наблюдать, как новый сотрудник выстраивает отношения и включается в работу команды. Для этого руководителю необходимо принимать активное участие в адаптации.

Создайте индивидуальный план развития. Вместе с сотрудником определите его цели на испытательный срок, ключевые задачи и навыки, которые он хочет развивать. Это поможет ему видеть прогресс и чувствовать ценность своего вклада.

Регулярные виртуальные встречи помогут понять, как сотрудник чувствует себя на новом месте, выявить возможные трудности и предложить поддержку, если это потребуется. Это укрепит вовлеченность и создаст комфортную атмосферу для успешного старта. Не забывайте, что адаптация — это взаимный процесс, где важно учитывать не только потребности компании, но и ожидания самого сотрудника.
Удаленный онбординг может быть не менее успешным, чем традиционный, если подойти к нему с вниманием и гибкостью. Использование современных технологий и грамотно структурированного подхода помогут вашим новым сотрудникам чувствовать себя комфортно и быстро вливаться в работу.
Упростите сбор обратной связи и проведение опросов с AppRaise. Используйте готовые шаблоны для более 20 видов опросов и получайте наглядные данные, которыми легко делиться с менеджерами и руководством.